Persónuupplýsingar eru upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling. Einstaklingur telst persónugreinanlegur ef unnt er að persónugreina hann, beint eða óbeint, svo sem með tilvísun í auðkenni eins og nafn, kennitölu, staðsetningargögn, netauðkenni eða einn eða fleiri þætti sem einkenna hann í líkamlegu, lífeðlisfræðilegu, erfðafræðilegu, andlegu, efnalegu, menningarlegu eða félagslegu tilliti, sbr. 2. tölul. 1. mgr. 3. gr. laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.

Viðkvæmar persónuupplýsingar eru:

• Upplýsingar um kynþátt, þjóðernislegan uppruna, stjórnmálaskoðanir, trúarbrögð, lífsskoðun eða aðild að stéttarfélagi.
• Heilsufarsupplýsingar, þ.e. persónuupplýsingar sem varða líkamlegt eða andlegt heilbrigði einstaklings, þ.m.t. heilbrigðisþjónustu sem hann hefur fengið, og upplýsingar um lyfja-, áfengis- og vímuefnanotkun.
• Upplýsingar um kynlíf manna og kynhneigð.
• Erfðafræðilegar upplýsingar, þ.e. persónuupplýsingar sem varða arfgenga eða áunna erfðaeiginleika einstaklings sem gefa einkvæmar upplýsingar um lífeðlisfræði eða heilbrigði einstaklingsins og fást einkum með greiningu á líffræðilegu sýni frá viðkomandi einstaklingi.

Leikskólinn Vinaminni gætir þess að öll vinnsla persónupplýsinga sé í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018. Leikskólinn gætir jafnframt að því að persónuupplýsingar séu ekki unnar frekar á þann hátt að vinnslan sé ósamrýmanleg upprunalegum tilgangi vinnslunnar.

Leikskólinn Vinaminni gætir að því að farið sé að eftirfarandi meginreglum:
1) Að persónuupplýsingar séu unnar með sanngjörnum hætti
2) Að persónuupplýsingum sé einungis safnað í skýrum tilgangi
3) Að ekki sé safnað meiri persónuupplýsingum en nauðsynlegt er
4) Að persónuupplýsingar séu nákvæmar og uppfærðar þegar þörf krefur
5) Að persónuupplýsingar séu ekki geymdar lengur en þörf er á
6) Að gætt sé að öryggi persónuupplýsinga með viðeigandi varúðarráðstöfunum

Leikskólinn Vinnaminni vinnur persónuupplýsingar um mismunandi hópa einstaklinga. Þær persónuupplýsingar sem skólinn vinnur eru um eftirfarandi hópa:

• nemendur leikskólans,
• starfsfólk leikskólans,
• tengiliði viðskiptavina,
• tengiliði stofnana,
• forsjáraðila nemenda,
• aðra aðila sem nauðsynlegt er að eiga samskipti við.

Leikskólinn safnar aðallega persónuupplýsingum beint frá þeim aðila sem upplýsingarnar varða. Undir vissum kringumstæðum safnar leikskólinn upplýsingum frá þriðja aðila. Þegar upplýsinga er aflað frá þriðja aðila reynir leikskólinn eftir fremsta megni að upplýsa viðkomandi einstakling um það.

Leikskólinn Vinaminni vinnur með eftirfarandi flokka persónuupplýsinga:

• Grunnupplýsingar: nafn, kennitala, netfang, heimilisfang, símanúmer, kyn
• Námsupplýsingar: mætingar, endurgjöf vegna verkefna, atvikaskráningar.
• Fjárhagsupplýsingar: laun, leikskólagjöld, lífeyrisgreiðslur.
• Samskiptaupplýsingar: upplýsingar um tengiliði stofnana, fyrirtækja og aðra viðsemjendur leikskólans.
• Viðkvæmar persónuupplýsingar: upplýsingar um heilsufar, trúarbrögð og kynþátt.
• Leikskólinn Vinaminni kann að vinna aðrar upplýsingar sem er nauðsynlegar vegna þeirrar þjónustu sem honum er skylt að veita.

Leikskólinn Vinaminni miðlar einungis persónuupplýsingum til þriðja aðila þegar skýr lagaheimild er fyrir hendi. Þeir þriðju aðilar geta verið opinberar stofnanir, fyrirtæki eða aðrir viðsemjendur.

Leikskólanum Vinaminni er kunnugt um að ströng skilyrði gilda um flutning persónuupplýsinga til ríkja sem staðsett eru utan Evrópska efnahagssvæðisins. Leikskólinn miðlar ekki persónuupplýsingum út fyrir Evrópska efnahagssvæðið nema fullnægjandi heimild standi til þess samkvæmt lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018.

Leikskólinn Vinaminni geymir ekki persónupplýsingar lengur en nauðsyn krefur nema annað sé heimilt eða skylt samkvæmt lögum.
Leikskólinn Vinminni er afhendingarskyldur aðili samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn nr. 77/2014. Vegna þess er skólanum óheimilt að ónýta eða farga nokkru skjali sem fellur undir gildissvið þeirra laga nema með heimild þjóðskjalavarðar. Almennt eru skjöl sem skólinn vinnur afhent Þjóðskjalasafni að þrjátíu árum liðnum en skjöl og önnur gögn á rafrænu formi að fimm árum liðnum.

Bókhaldsgögn eru varðveitt í samræmi við lög nr. 145/1994 um bókhald. Samkvæmt 7 .gr. laga nr. 145/1994 er bókhalsskyldum aðilum skylt að varðveita bókhaldsgögn í 7 ár frá lokum viðkomandi reikningsárs.

Leikskólanum Vinaminni er heimilt að vinna viðkvæmar persónuupplýsingar á grundvelli laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga eða laga um leikskóla. Einnig vinnur leikskólinn persónuupplýsingar á lagagrundvelli samþykkis einstaklinga, til að efna samninga, grundvelli lagaskyldu og vegna lögmætra hagsmuna leikskólans.